みなと国際会計事務所 Accounting Intelligence blog by a CPA in Tokyo

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キレイな帳簿をつけるためにすべき5つのこと

time 2015/05/16

キレイな帳簿をつけることは、ビジネスをする上で結構重要です。ビジネスで成功することと帳簿をつけることに相関関係があるかと言えば、直接には無いとしか言えないのですが、私の経験から言うと、帳簿が汚い会社(や個人事業)は商売もあまりうまくいって無いことが多いように思います。

多分順序が逆で、整理整頓が出来ている会社は、仕事もきちんとしているため、利益が出やすい。そういう会社は帳簿もしっかりしていて、キレイであることが多い。と言うことではないかと思います。

うちの事務所でも帳簿がキレイであることを、私どものサービスの重要な品質の一つだと考えています。

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では、キレイな帳簿とはどのようなものを言うか?

1 銀行残高や売掛金、買掛金などの残高がきちんとあっている。
2 売上も費用もきちんと発生主義で記録されている。
3 売掛金、買掛金、立替金、預り金などの残高が相手先や性質別の補助残高レベルであっている。売掛金や立替金の金額をお客様ごとに聞かれた場合に、すぐ回答できる。昔のことを調べたい時にすぐわかる。
4 帳簿にゴミが残ってない
5 修正仕訳を使わず直接なおす

5番はちょっと特別ですが、それ以外はどれも当たり前のことばかりです。が、意外に出来ていなことも多いです。

2については、最初のうちは少し難しい(めんどくさい)のですが、出来るだけやるようにしましょう。売上は入金のタイミングで、経費も発生のタイミングでつけましょう。そうでないと、外注のコンサルタントを派遣して売上を立てたような場合に、どちらか一方だけ立てると、PLが大きく狂います。また、もちろん、税務調査でも指摘されるでしょう。

3 BS項目は全てかならず補助勘定をつけましょう。該当する補助勘定が無い場合は、作成しましょう。補助勘定を作っておけば、補助残高一覧を印刷して眺めると、帳簿があってるか、あってないか、一目瞭然です。マイナスの残高や、ハンパな数字の残高は何かがおかしい可能性があります。中身をきちんと確認して、常にキレイにするようにしましょう。

4 それと、これも結構大事なのですが、時々帳簿を掃除することが大事です。古い残高で内容がわからなくなってしまったものは、いつまで帳簿にあっても、ずっと残っていることが多いです。これは、帳簿の見通しが悪くなるので、さっさと落としてしまいましょう。もちろん、これが税務上で損金になるかどうかと言う問題もあるので、できるだけそこは検討して、わから無いようなら、(ちょっと乱暴ですが)社長貸付金にしてしまうとか、できるだけキレイにしましょう。ダメな会社のBSの一つの特徴は、BS項目がありすぎて、本当にある資産の価値がよくわからなくなってしまっていることです。

5 PLは会社によっては月締めをしていて、前月の記録でさえ触れ無いようなルールにしているところもありますが、会社が小さいうちや、自社の経理のレベルが低いうちは、決算をまたいでないなら、出来るだけその月にさかのぼって修正するようにしましょう。前月の仕訳を直接修正できないと、間違った仕訳の修正仕訳が入り、それがもし間違っていた場合は、また、その修正仕訳が入る、なってやっていると、帳簿が分かりにくくなってしまいます。

帳簿は経理のevernoteみたいなものです。記録をきちんととっておけば、昔のことで忘れてしまったような事もすぐ調べられます。できるだけ、整理しておくようにしましょう。

 

ちなみに会計ソフトは弥生会計で十分です。いまは、freeeなどクラウドベースの会計システムもいろいろありますが、私はあまり使ったことがないのでよくわかりません。(すいません。そのうち勉強します。)

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私も税理士でありながら、自分で帳簿をつけている時は、時間がなかったり、忙しかったりと言い訳をして、帳簿は雑であまりキレイではありませんでした。お恥ずかしい話です。数字を誰にも見せないように抱え込むのではなく、自分でやらずに、スタッフにやってもらうようになってから、帳簿が一気に改善されました。小さな会社の社長は忙しいと思うので、できるだけ早いうちに、社内で誰かに帳簿をつけてもらうようにするといいと思います。

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