「アナタはなぜチェックリストを使わないのか?」という本がよかったです。実践したら効果が結構出そう?

チェックリストという本を読んでいるのですが、とてもよかったです。

著者が医者なので現在の医療の現場の話から始まります。

オーストリアのある田舎の病院に、凍った池に落ちて心肺が停止した3歳の女の子が担ぎ込まれた事例が紹介されています。女の子は両親と散歩をしていたのですが、両親がちょっと目を離した隙に凍った池に落ちてしまい、半狂乱になって探したところ、30分後に凍った池のそこから救出されました。すでに心肺停止も停止して体温も19度まで下がっていました。瞳孔も開いていて光にも反応をしなくなっていたそうです。

それでも連絡を受けた救出チームはヘリコプターで女の子を近くの病院まで搬送しました。病院では女の子を直ちにICUに運び込み、お腹を切って人工血液を体に循環させる機械を取り付け、胸を切って肺には人工呼吸の機械を取り付け、などと数多くの難しいオペを同時進行でやったそうです。

瞳孔が開いて心肺も停止している人間の命を取り止めるは時間との勝負です。この女の子は1時間半心肺停止の状態の後、幸い無事に回復して退院したそうなのですが、このような緊急のオペレーションでは、多くのことを同時進行でやりながら、手順を間違えることは許されず、かつ複雑な知識が要求される、とても難しいものでした。

この病院が女の子の命を取り止めるのに成功した大きな理由の一つは、チェックリストがあったからだそうです。チェックリストがあったので、緊急の時間との勝負の状態でもやるべきことや手順を不足なく適切に処置ができたのでしょう。

アルプス地方にあるその場所柄、それ以前にもこの病院では多くの方が雪崩などで心肺停止になって担ぎ込まれていましたが、それまでは命を取り止めるのには成功していませんでした。そこで病院は何ができるかを考えて、このチェックリストを作ったのだそうです。

この著者の病院でもチェックリストを導入した効果は劇的だったそうです。医療ミスによる年間に何億円もの損失と何人もの命が救われるようになったとのことです。

チェックリストは日頃の業務にも、もっともっと取り入れてもいい。人に仕事をお願いするときの指示やマニュアルの代わりになる。

アメリカでの弁護士保険のケースを調べると、弁護士の場合も、事故のほとんどが単純な期限のミスや書類の提出漏れだったりするそうです。

私たち税務の現場でもそのようなことはよくあります。多いのは適用できる税額控除を忘れていたとか、消費税の届出書の提出を期限までにするのが漏れていたとか、多くのミスは単純ミスです。チェックリストを作って、一見簡単なことばかりでバカバカしく感じるような事を丁寧に一つずつ潰していけば防げるものです。

今でも私たちの事務所で税務申告をする場合には、チェックリストを使って漏れの無いようにしているのですが、他の業務にも、もっともっと取り入れようと思いました。

例えばですが、決算をする段階では、当期の売り上げもわかっていますから、翌々期以降の消費税の申告が簡易課税を適用できるのか、それとも原則課税しか選択できないのかがわかります。簡易課税が選択できるとして、簡易にした方がいいのか、原則課税の方が良いのかも検討できます。決算をやっていますから、取締役の事前確定給与を当期も出すべきかどうかもこの段階でチェックできます。

忙しいと簡単な事を思わずミスしてしまう事がありえますが、このようにチェックリストにしておくと漏れが無いかを確認する事ができます。

チェックリストはマニュアルや指示の代わりに使える

チェックリストは、これとこれをやった、とチェックしていくものですから、上手く作るとマニュアルの役目も果たせます。

人数が増えてくると、上手く指示が出せなくて、現場の担当者が何をして良いのかわからず、途方に暮れてしまう場合があります。恥ずかしながら私の事務所でも、上手く指示を出す事ができず、仕事の塊が大きすぎてどこから手をつけて良いのか分からなくて1-2時間くらい無駄にしてしまうことはザラです。きっとそのような中小零細企業は多いでしょう。

例えば株式会社の設立のような定型業務でありながら、取締役が居住者か非居住者かで手続きに多少のバラエティがあるような場合でも、チェックリストがあると担当にもやりやすくなるように思います。

担当にとって不慣れな仕事だとしても、事務所としてチェックリストを準備しておいて、担当にとってもどのように進めるべきか、思い悩んでフリーズしてしまうことも少なくなると思います。チェックリストは作り方を工夫して時系列的に並べればマニュアルにもなりそうです。そうすれば、言葉でいちいちやる事を指示するより、やる方もチェックリストの通りに進めて、分からない所だけ聞けば良いのですから、やりやすいように思います。

チェックリストはもっと長いスパンの目標にも使えるかも

また、自分の人生にもチェックリスト的なものを取り入れて見ようかと思いました。日々忙しいと日常の業務に流されがちになりますが、週に何キロ走るとか、月に何冊本を読むとか、何時間英語や税務を勉強するとか、人にはこう接したいとか、基本的な方向性を忘れないためにも、毎日の自分の行動を振り返るチェックリストとして使えそうに思いました。

There is a rumor that the tax authority is considering revision on overseas property depreciation

I have not confirmed the source yet but there is a talking in tax community that the tax authority is considering to limit deductible depreciation expenses on overseas properties.

As you may know that second handed houses can be expensed over relatively shorter period. The depreciation expense are allowed to use the 20% of the original life year if it is older than the original life year.

For example, the life year defined for a wooden house by the tax law is 22 years. If you buy a wooden house which is older than 22 years, you are allowed to expense the cost of the house (except the land price portion) over 4 years through depreciation calculation (22 years * 20%).

If you buy a house of 60 million yen and if the house portion and the land portion can be split into 50:50, you can claim depreciation expense of 7.5 million yen (60 million * 0.5 / 4 years) per year over the next 4 years.

Because your rent income usually is much lower than this amount (let’s presume it will be 2.4 million yen a year), and you also have other expenses (let’s say 1 million yen), your loss will be 6.1 million yen (2.4M – 1M – 7.5M) that can be offset against other income (e.g. salary).

As you can see, it has huge impact to reduce your tax. On top of this, when you sell it, the tax rate on capital gain is only 20%. So, if you are in the higher tax bracket, say 50%), you save the income tax of 50% by the amount of loss, and when you sell it, you only have to pay 20%. It surely sounds like a very good deal, no?

The tax authority knows this and is said to be considering to stop this type of practice because this does not sound fair.

If it comes soon, the new restriction will come in by January 1, 2018. If you are thinking of buying a property because of the tax benefit, you may want to consider more on financial elements such as your future return on investment.

外国人に対する相続税の課税範囲が変更になりました(平成29年4月)。永住ビザと配偶者ビザの取得状況に影響が?

ビザにも学生ビザとか、投資経営ビザとか、配偶者ビザとか色々あります。私たちの事務所の外国人のお客様からも質問をいただいたのですが、持っているビザの種類によって相続税の対象となる範囲が変わるので要注意です。

平成29年4月から相続税が改正され、外国人でも一定範囲のビザさえ取らなければ、かつ、過去15年に日本にいたのが10年未満であれば、国外財産には相続税がかからなくなりました。以前は、居住者であれば誰でも国外財産にも日本の相続税がかかっていたのですから、随分無理な話でした。つまり、外国の本社から日本にエクスパットとして送られてきたら、たとえ任期がたったの2年だったとしても、その時点でたまたま相続が発生してしまうと、その相続で受け継いだ国外財産に日本の相続税がかかってしまうのです。

逆に私たち日本人の観点から見ても、たまたま、外国に2年間転勤してたところで親に急な一大事があり、その国で相続税をたっぷり取られたら、ちょっと納得がいかないところです。この税制が課税対象になりうる外国人の日本への転勤を阻害していたとされていたのですから、そういう意味では良い改正だったと言えるでしょう。

ただし、この改正にはオチがあり、永住者や配偶者のビザを持っていると国外財産にも相続税がかかるようになってしまいます。上記の一定範囲のビザというのはこれらです。

ここ10年くらいはバンクーバーやカリフォルニア、アジア諸国など、日本以外での資産価値の値上がりが顕著ですから、結婚して配偶者ビザをとってしまうと途端に巨額の相続税の心配をしなくてはいけなくなります。私の知り合いでもお二人が、めでたく日本人女性と結婚することになったのですが、配偶者ビザは取らない予定なのだそうです。理由はやっぱり相続税です。配偶者ビザをとると自分の国の資産に相続税がかかるので、配偶者ビザをとるのを躊躇しているのです。

そして、彼らが日本に合法的に在留できるために採る方法は、自営業の場合は投資経営ビザをとること、会社に勤務している場合には人文ビザなどの何か特定分野のビザをとることです。

せっかく結婚して配偶者ビザも取れるのに取らないで、他のビザをとるなんて、何か皮肉な話ですね。

Tax saving tips for SMEs

After a few years of struggle (or even from the first year), your company has started generating enough income. Now you are worried about the tax to pay.

There are some tax tips that everybody know (not everybody but many. Sorry). They are nothing illegal. There should be no much reason for you not to do them.

Paying rent for a year in advance

According to Japanese Tax Law, expenses to pay for length of period of services are allowed to be expensed when they are paid for one year at maximum in advance. The typical examples are rent and life insurance. For example, your fiscal year ends in December, pay your office rent to the landlord for the whole next year. It will be deductible from your income. The condition to meet is it has to be actually “paid” by the end of the fiscal year.

To make it clear, it is advisable to pay through a bank transfer because there will be an evidence. You also need to agree that with landlord. Please get something in writing with your landlord that you both parties agree that the rent will be paid for 12 months at the end of previous year, “unless” you propose otherwise for cashflow reason or whatever.

Safety net insurance

This one is even more generous.

Safety Insurance (Bankruptcy Insurance)

You can pay at maximum 200,000 yen per month as deductible expense and after 40 months, you can terminate the contract and get 100% refund of what you pay plus interest. The minimum contribution as of today is 5,000 yen. The economical effect here is only to push the taxable income to future, meaning you will have to recognize its refund as income when it is returned.

But it is nice to push the taxable income today so that you will receive the income when rainy day in future.

Company housing

It is rather a long time solution but it does have a great deal of impact on our personal tax and social insurance.

Your company can rent a house for you and pay half of the rent as company’s deductible expense. By reducing your salary and pay it as a rent to your landlord, your taxable income will be reduced by such amount. Because the amount of social insurance contribution is also based on your salary, you will save your income tax as well as social insurance.

Buying property overseas

This one is still popular especially among foreigners who have access to property market abroad. Because the speed of depreciation is determined by how old the property is, properties in foreign countries (especially in Europe and North America) were advantageous because building that is 100 years old is not special there.

You need to be a little bit careful with this. It seems that a new restriction will be coming into place to ban this because the authority seems to think this one is not fair.

There are much more but I want to mention them in a separate post.

Blue Tax Form status

Make sure to obtain “Blue Tax Form” status. There are a few major tax benefits such as tax credits and you can carry your operating losses for next 10 years.

Consumption tax -Simplified Method

This one is basic too but make sure you can apply for the simplified method. By choosing this, you will be using deemed tax rate for consumption tax instead of actual calculation (where you plus and minus all the taxable sales and expenses). The eligibility is that your taxable sales in two years back has to be between 10 and 50 million yen.

If the sales in the fiscal year two years ago was less than 10 million yen, congratulation!, you are free of consumption tax (most of the cases).